Política de tratamiento de datos personales

GHV Infraestructura S.A.S. · Versión 2026-10-28 · Vigente desde el 28 de octubre de 2026

1. Responsable del tratamiento

Razón social: GHV Infraestructura S.A.S.
NIT: 901.702.125-3
Domicilio: Cartagena de Indias
Dirección: Cra. 66A #31A-229, Barrio La Castellana
Teléfono: +57 333-246-8782
Correo para datos personales: info@ghvinfraestructura.com
Área que atiende consultas y reclamos: Administración

2. Alcance

Esta política se aplica a los datos personales que GHV Infraestructura S.A.S. (en adelante, «la empresa») recoge y usa por medio de GHV Gestión, la aplicación interna para las solicitudes de caja menor y reembolsos, horas extra, permisos, incapacidades, licencias y vacaciones, y para la administración de los contratos de trabajo. Se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

3. Datos que se tratan

Identificación y contacto: nombres, apellidos, tipo y número de documento y correo electrónico.
Datos laborales: cargo, área, jefe inmediato, roles en la aplicación y fecha de inicio del contrato.
Datos del contrato de trabajo (los maneja solo el área administrativa): tipo de contrato, fechas, periodo de prueba, salario, prórrogas, otrosíes, terminación y liquidación; dirección, teléfono, lugar y fecha de nacimiento y lugar de expedición del documento; contacto de emergencia; afiliaciones a EPS, fondo de pensiones, fondo de cesantías, ARL y caja de compensación; cuenta de nómina; beneficiarios (nombre, parentesco, documento y fecha de nacimiento); entregas de dotación y tallas; capacitaciones; y los documentos firmados del contrato.
Datos de las solicitudes: anticipos, gastos, facturas y demás soportes; horas extra; permisos; vacaciones; comentarios y decisiones de aprobación.
Datos bancarios: banco, tipo y número de cuenta y titular, cuando se registran para pagar reembolsos o saldos.
Datos sensibles (salud): el tipo de incapacidad o licencia que usted reporte, sus fechas, la entidad (EPS o ARL), el número del certificado y el archivo del certificado; y, de los exámenes médicos ocupacionales, solo el tipo, la fecha, el concepto de aptitud (apto, apto con restricciones, no apto) y las recomendaciones para el cargo, nunca el diagnóstico.
Datos técnicos y de seguridad: fecha y hora de ingreso, dirección IP al registrarse o al pedir un código de recuperación, y el registro de cambios de la aplicación. La contraseña no se guarda: solo una huella cifrada que no permite conocerla.

4. Finalidades

Registrar, revisar, aprobar, devolver o rechazar las solicitudes internas y dejar constancia de quién decidió y cuándo.
Pagar anticipos, reembolsos y saldos, y contabilizar los gastos.
Gestionar horas extra, permisos, incapacidades, licencias y vacaciones para la administración del personal y la nómina.
Administrar los contratos de trabajo: registrarlos, prorrogarlos o modificarlos, avisar sus vencimientos, preparar los documentos y las liquidaciones, y cumplir las obligaciones de seguridad social, dotación y salud en el trabajo.
Enviar avisos por correo sobre las solicitudes y los códigos para restablecer la contraseña.
Proteger las cuentas, evitar usos indebidos, hacer copias de respaldo y atender auditorías internas o de autoridades.
Cumplir las obligaciones legales, contables, tributarias y laborales de la empresa.

Los datos no se venden ni se usan con fines publicitarios.

5. Datos sensibles

Los datos de salud se usan solo para tramitar la incapacidad o licencia que usted reporta. Usted no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos; si no lo hace, la incapacidad deberá tramitarse por otro medio. La aplicación no pide el diagnóstico. Los certificados los ven únicamente usted y el área administrativa encargada del trámite; su jefe inmediato ve solo el tipo de ausencia y las fechas, para organizar el trabajo. Los datos del certificado no se incluyen en los formatos PDF de respaldo. Los conceptos de los exámenes médicos ocupacionales los ve solo el área administrativa.

Los datos de los beneficiarios menores de edad se usan solo para las afiliaciones y beneficios a los que tienen derecho, respetando sus derechos prevalentes.

6. Sus derechos

Como titular de los datos usted puede:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
Pedir prueba de la autorización que otorgó.
Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber acudido a la empresa.
Revocar la autorización o pedir que se eliminen sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos (por ejemplo, los soportes contables y los registros laborales deben guardarse por los plazos que fija la ley).
Acceder gratuitamente a sus datos.

7. Cómo hacer consultas y reclamos

Escriba a info@ghvinfraestructura.com o diríjase a Administración, indicando su nombre, número de documento, lo que solicita y un medio de respuesta. También puede corregir algunos datos en «Mi perfil» de la aplicación.

Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles desde que se reciben. Si no es posible en ese plazo, se le informará el motivo y se responderá en máximo cinco (5) días hábiles más.
Reclamos (corrección, actualización, eliminación o incumplimiento): se atienden en máximo quince (15) días hábiles. Si no es posible, se le informará el motivo y se atenderá en máximo ocho (8) días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, se le pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin hacerlo, se entenderá que desistió.

8. Proveedores que tratan los datos por cuenta de la empresa

Para funcionar, GHV Gestión usa proveedores tecnológicos que guardan o procesan los datos solo para prestar su servicio a la empresa: Hostinger (servidor donde funciona la aplicación) y Google (Google Drive, para las copias de los soportes y respaldos, y Gmail, para los avisos por correo). Sus servidores pueden estar fuera de Colombia. Al aceptar esta política usted autoriza esa transmisión de datos.

9. Seguridad

La aplicación funciona con conexión cifrada (HTTPS); cada persona ve solo lo que su rol le permite; las contraseñas se guardan como huellas cifradas; los cambios quedan registrados con usuario, fecha y hora; y se hacen copias de respaldo periódicas.

10. Conservación

Los datos se conservan mientras exista la relación laboral o contractual y, después, durante el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y laborales, o el necesario para atender reclamaciones. Cumplido ese plazo, se eliminan o anonimizan.

11. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 28 de octubre de 2026. Si cambia en algo importante, se publicará en esta misma página y se le pedirá aceptarla de nuevo. Las bases de datos estarán vigentes mientras la empresa las necesite para las finalidades descritas.

12. Autorización

Al marcar la casilla de autorización de esta política (al registrarse o al ingresar a GHV Gestión), usted declara que la leyó y autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos, incluidos los datos sensibles que usted mismo reporte. Esta autorización es independiente de la aceptación de los términos y condiciones. Queda registrada la fecha, la hora, la versión aceptada, la dirección IP y el navegador desde el que se aceptó, como prueba de la autorización.